コンプライアンス推進体制

コンプライアンスの推進体制

「コンプライアンス規程」に基づいて、取締役会を頂点として、コンプライアンス委員会やコンプライアンス担当役員、各部署のコンプライアンス・オフィサーなどで構成される全社的な体制を構築しています。また、当社が経営を管理する関係会社についても、各社の定める「コンプライアンス規程」に則り、適切なコンプライアンス体制を構築するよう、一元的に把握管理しています。当社は各社のコンプライアンス遵守状況等について、定期的および必要に応じて都度、申請・報告を受けて遵守状況の把握を行い、必要に応じて適切な対応を行っています。

取締役会

コンプライアンス委員会で審議された事項を決議し、コンプライアンスに関する重要事項について、コンプライアンス委員会から報告を受けます。

コンプライアンス委員会

社⻑を委員⻑とし、原則、年4回開催しています。
「コンプライアンス規程」「コンプライアンス・マニュアル」等の制改定や「コンプライアンス・プログラム」の策定等、コンプライアンスに関する重要事項の審議と、情報管理を含むコンプライアンス遵守・徹底に関する事項の把握と決定を⾏います。

コンプライアンス・プログラム

コンプライアンスを推進するための実践計画として「コンプライアンス・プログラム」をコンプライアンス委員会で策定し、全社的に実施しています。実施結果はコンプライアンス委員会に報告されます。また、関係会社においても、同様に「コンプライアンス・プログラム」を策定し、進捗と達成状況は当社に報告されます。なお、「私たちの行動規範」の内容については、適宜見直しを実施しています。

コンプライアンス推進体制図

• ＊1各部室に配置、部室のコンプライアンスを推進
• ＊2各部室に配置、コンプライアンス・オフィサーを補佐

コンプライアンス・マニュアル

「ヒューリックの企業行動原理」と「私たちの行動規範」に基づき、役職員全員がコンプライアンスを推進するための規程として、当社グループ共通の「コンプライアンス・マニュアル」で次の事項を定めています。
さらに、コンプライアンス研修とコンプライアンスに関する情報発信を通じて、全員が内容を理解し、積極的に実践することを周知・徹底しています。

1. 人権の尊重、差別・ハラスメントの禁止
2. 法令・ルールの遵守
3. 業務は誠実・公正に遂行する
4. 情報の適切な管理
5. インサイダー取引規制
6. 反社会的勢力との関係遮断
7. 環境保全への配慮
8. ベストコミュニケーションの維持、活性化
9. 知的財産権の尊重
10. 贈賄の禁止および接待・贈答について
11. 取引の透明性・合理性確保について

コンプライアンス研修の実施による従業員への周知徹底

腐敗防止に関連した贈収賄の禁止および接待・贈答、取引の透明性・合理性確保など腐敗防止全般、知的財産権、インサイダー取引規制、反社会的勢力との関係遮断等のコンプライアンス・マニュアルに即したテーマなどについて、定例的にコンプライアンス研修を実施し、派遣社員を含む全従業員にコンプライアンスを浸透させています。コンプライアンス研修では全社的なテーマのほか、不動産事業特有のコンプライアンスも考慮しつつ、重要テーマを定め、ディスカッション等も適宜実施しています。また、コンプライアンス研修を補足する形でコンプライアンスに関連するニュース・Q&Aを月1回、社内イントラネットに掲載しています。この他、新入社員研修、中途社員向け研修、新任役員（関係会社を含む）を対象とした外部研修などを実施しています。

コンプライアンス違反への対処

当社は法令等違反や服務規律違反など、コンプライアンス上問題がある（または疑義がある）事実を認識した場合は、直ちに「コンプライアンス・オフィサー」（または「コンプライアンス管理者」）を通じて「所管部」「コンプライアンス担当役員」に報告のうえ、必要に応じて事実の調査等を実施し、原因の究明と再発防止に関する必要な措置を講じます。グループ会社においても上記に準じた対応を行い、当社に報告されます。

• 当社事業・サービス、取引方法等におけるコンプライアンス違反件数（2023年度）：0件
  • -法令等違反や罰金の支払等、発生件数：0件
  • -当社の規程等の違反、または疑義ある事象：0件

コンプライアンス・ホットライン

所属する部署のコンプライアンス・オフィサーに相談しても適切な是正措置がなされないと考える場合や問題の性質上相談することに抵抗を覚える場合、社内もしくは社外のコンプライアンス・ホットラインに匿名で直接通報することができます。コンプライアンス・ホットラインは、当社の役職員に加え、退職者、当社の取引先の社員等が関わった事案も対象となり、各種ハラスメント等、多岐にわたる事項の通報が可能です。通報を受けた場合、通報者の保護に細心の配慮をしつつ、事実調査を行い、速やかに対応します。

対象者

当社の役職員（派遣社員、パートスタッフ等を含む）に加え、退職者（一年以内の者）、当社の取引先の社員

対象事項

公益通報者保護法に基づく対象事案、その他人権侵害、贈収賄等含む腐敗行為全般、労働問題の不遵守、各種ハラスメント等に関する法令違反や服務規律違反など、コンプライアンス事項に疑義を持った場合

通報者の保護

通報は匿名でも可能。通報者のプライバシーは尊重され、通報を理由として不利益な処遇を受けることはありません。

通報を受けた場合の対応

通報を受けた場合、通報者のプライバシーに細心の配慮をしつつ、事実調査を行い、速やかに対応します。
通報窓口は、書面・電子メールにより通報がなされた場合、速やかに通報者に通報受領の通知を行います。その後、通報窓口は調査の要否について公正かつ誠実に検討し、原則、通報者に対し今後の対応について通知します。

社内窓口が受け付けた通報については、社内窓口が事実調査等を行い、それに関する事項の処理内容を通報者にフィードバックします。社外窓口（担当弁護士）が受け付けた通報については、担当弁護士がその内容を社内窓口に連絡し、社内窓口が必要な事実調査等を行い、その結果を担当弁護士に報告します。その内容に基づいて担当弁護士から通報者にフィードバックします。
また、公益通報者保護法対象事案である場合には、法の趣旨に則って適切に対応します。

外部委託におけるコンプライアンス

不動産部門の行う外部委託の取り扱いは「不動産外部委託管理規程」に基づき、関係法令及び行政機関の指導を尊重し公正な取引を行っています。
委託先の選定にあたっては、業務遂行のための実績と能力、業務遂行体制の適切性、手順の明確性、業務管理体制の適切性、反社会的勢力との関係等、その他必要な事項などを慎重に確認して総合判断を行っています。

反社会的勢力への対応

当社では、「コンプライアンス・マニュアル」において反社会的な活動や勢力に対する一切の関係遮断を定め、反社会的勢力との取引の排除を推進するための具体的な手続きとして「反社会的勢力対応ルール」を整備して運用しています。
また、組織的な推進をするための統括部署を法務・コンプライアンス部とし、反社会的勢力対応のための社内体制の整備、従業員の安全確保、外部専門機関との連携等の一連の取り組みを行っています。